La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.
http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.aspx
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD ELECTRONICA
Ventajas
La contabilidad electrónica nos ofrece muchas ventajas algunas de ellas están:
1. Ahorro económico y de papel
Gracias a que los libros contables ahora se generarán de forma electrónica, podrás ahorrar importantes costos tanto en su elaboración como en la impresión de los mismos. Otra gran ventaja es que también podrás ahorrar espacio físico para su almacenamiento.
2. Manejo más efectivo de los archivos digitales electrónicos
Así como ha sucedido con tus CFDI, el manejo de tus archivos de contabilidad electrónico será muy sencillo ya que podrás tenerlos disponibles de forma fácil y rápida. Así como haces con la administración de tus facturas electrónicas, podrás administrar tus documentos contables de forma personal, o designar a una persona o personas que se encarguen de ello.
3. Resguardo eficaz de la información
El resguardo de tu información se podrá hacer de muchas formas: en tus dispositivos, sistemas de resguardo físico o en la nube. Es importante que conozcas las ventajas y desventajas que cada sistema te ofrece para poder elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.
4. Mayor seguridad en la confidencialidad de tu información fiscal
Así como los sistemas de facturación electrónica deben contar con altos estándares de seguridad electrónica que protejan tu información, los sistemas de contabilidad electrónica deberán encriptar la información para poder enviarla y recibirla del SAT. Esto garantiza tu tranquilidad y la de tus clientes ya que la información incluida en los reportes y libros contables no podrá ser visualizada por nadie.
5. Facilidad al realizar procesos fiscales
La facturación tradicional nos ha obligado a realizar distintos trámites fiscales de forma personal, obligándonos a hacer largas filas o a llevar documentos a ciertos lugares. La contabilidad electrónica, te permitirá realizar todo este tipo de procesos desde la comodidad de tu computadora. Otra gran ventaja es la facilidad que tendrás para poder realizar auditorías internas en caso de ser necesario, o si el SAT lo solicita, también podrá realizar las auditorías necesarias de forma rápida y eficaz.
6. Respaldo de la información sencillo, seguro y económico
Respaldar tu información en papel puede ser un proceso muy complicado que requiera de una inversión económica y de un espacio físico para el resguardo del mismo. En el caso de la contabilidad electrónica, podrás respaldar tus archivos electrónicos en cuestión de minutos y resguardarlos de forma segura en caso de que requieras consultarlos.
http://iofacturo.mx/tips-sobre-facturacion-electronica/ventajas-de-la-contabilidad-electronica
http://iofacturo.mx/tips-sobre-facturacion-electronica/ventajas-de-la-contabilidad-electronica
Desventajas
1. Uno de los inconvenientes del sistema podría ser el costo. Y es que en el mercado hay varias opciones, algunas se basan en la compra de un software y equipo, mientras que otras solo utilizan una plataforma en la nube y cobros anuales. Para las más pequeñas el costo va de 3 a 15 mil pesos, mientras que para las grandes, llega a ser de 20 a 40 mil pesos.
2. Otro de los inconvenientes es el miedo a dar el primer paso. “Sobre todo los que se esperan hasta el último momento, no tienen cultura informática y les cuesta trabajo el hecho de meterse a internet y generar desde una factura más toda la contabilidad”, agrega.
3. Finalmente a algunas empresas les preocupa la seguridad de su información; sin embargo, ésta se quedará respaldada en la nube y tendrá validez oficial. Para los expertos, éste proceso optimiza la relación con los proveedores y acelera la información de los resultados, ya sean pérdidas o ganancias, por eso es considerada una nueva forma de hacer negocios y pronto formará parte de todas las empresas del país.
¿Como se captura o se realiza la contabilidad electrónica?
El contribuyente deberá generar por medios propios o con apoyo de algún software comercial los archivos XML con el detalle de su Contabilidad Electrónica, de acuerdo a los esquemas publicados por el SAT para “Catálogo de cuentas”, “Balanza de Comprobación” o “Pólizas del Periodo”, “Auxiliar de cuenta o subcuenta” y “Auxiliar de folios fiscales” se deberá aplicar a cada archivo la compresión en formato .zip y cumplir con la nomenclatura establecida.
¿En qué idioma deberá entregarse la Contabilidad Electrónica?
En el idioma español, en caso de tenerlo en algún otro idioma deberá ser traducido al español.¿Cómo se envía al SAT la contabilidad electrónica?
Procedimiento:
* Contar con la Firma Electrónica activa y vigente (FIEL)
* Contar con el archivo(s) XML con formato de compresión. ZIP con la nomenclatura establecida
* Contar con el acceso a internet para realizar el envío
* Contar con el archivo(s) XML con formato de compresión. ZIP con la nomenclatura establecida
* Contar con el acceso a internet para realizar el envío
Una vez que el contribuyente tiene el/los archivos .ZIP con el detalle de su contabilidad electrónica, de acuerdo a los esquemas (XSD) publicados por el SAT para “Catálogo de cuentas”, “Balanza de Comprobación” o “Pólizas del Periodo”, deberá ingresar a la página del SAT y vía Buzón Tributario seleccionar la opción de Contabilidad Electrónica.
Para ingresar deberá autenticarse con su Firma Electrónica (FIEL) o bien con su usuario y contraseña.
Una vez en el aplicativo, deberá seleccionar el tipo de información a enviar y seleccionar el archivo, así como los datos generales relacionados con el mismo y firmar su envío con la firme electrónica FIEL, el aplicativo validará y enviara un acuse de recepción.
La información se procesará y posteriormente el contribuyente podrá ingresar a la consulta de acuses para verificar si su información termino de procesarse y obtendrá el acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.
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